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Die Städte Fulda und Lindenfels können als erste Kommunen bundesweit digital gestellte Breitbandanträge über das Breitband-Portal genehmigen. Da Anträge zum Breitbandausbau mit mehr als 100.000 Eingängen pro Jahr zu den am häufigsten genutzten Verwaltungsverfahren in Deutschland gehören, zählt das Breitband-Portal zu den 35 wichtigsten OZG-Projekten in Deutschland. Außerdem ist die Plattform Teil der Gigabitstrategie des Bundes.

Die Bundesländer Hessen und Rheinland-Pfalz haben das Breitband-Portal im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) nach dem EfA-Prinzip („Einer für Alle“) mithilfe unserer Softwareplattform civento entsprechend als Fachanwendung entwickeln lassen. Seit August 2022 ist es auch für die anderen Bundesländer möglich, das Portal nachzunutzen. Weitere Bundesländer haben offiziell erklärt, die OZG-Lösung nachnutzen zu wollen – darunter Nordrhein-Westfalen, Bayern, Thüringen und Schleswig-Holstein.

„Im Portal lasse sich der integrierte Antrag problemlos an die landesspezifischen Gegebenheiten anpassen. In den nachnutzenden Ländern können die Kommunen sich selbst registrieren und erhalten einen mit dem jeweiligen Bundesland abgestimmten Musterbescheid, der sich noch weiter individualisieren lasse“, erklärte die hessische Digitalministerin Kristina Sinemus.

Das Breitband-Portal wurde so konzipiert, dass es in einem geschützten Bereich auf die Anforderungen an die Antragstellung zugeschnitten ist. Die Kommune beantragt einen sicheren Zugang für ihre Kontaktpersonen, um die Telekommunikationsunternehmen zu verifizieren. Nach erfolgreicher Verifizierung erhalten die Telekommunikationsunternehmen ihre Zugangsdaten. Die integrierte Aktenführung unterstützt die Leistung mit Nachvollziehbarkeit. Dabei sorgt der Status der gestellten Anträge, der jederzeit eingesehen werden kann, für die notwendige Übersichtlichkeit. Dies erleichtert die Kommunikation und macht sie transparent.

Durch die implementierte Elster-Authentifizierung kann eine sichere und einfache Nutzung für alle Beteiligten gewährleistet werden. Dies kann die Beteiligung aller Stakeholder von Telekommunikationsunternehmen, die zuständige Genehmigungsbehörde, Forstämter und andere Interessensträger betreffen.

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Mit Bauvorhaben wie z. B. der Errichtung von Bau- und Arbeitsstellen im Straßenraum, dem Bau von Gebäuden sowie deren Nutzungsänderung darf erst dann begonnen werden, nachdem eine Baugenehmigung erteilt wurde.

Seit Ende September 2023 ist es möglich, digitale Baugenehmigungen auch online zu beantragen. Bauanträge für Werbeanlagen mittels des digitalen Antragsverfahrens des Hessischen Bauportals können ab sofort schnell und komfortabel eingereicht werden.

Die Bauaufsicht Frankfurt geht als erste hessische Bauaufsicht und Pilotkommune mit dem Bauportal und digitalen Bauanträgen in den produktiven Betrieb. Zum Jahresende werden der Rheingau-Taunus-Kreis, der Vogelsbergkreis und der Landkreis Fulda den Testbetrieb des Bauportals mit vereinfachten Baugenehmigungsverfahren ebenfalls anstreben.

Mithilfe unserer Digitalisierungsplattform civento wurde der Online-Antrag zur digitalen Baugenehmigung realisiert. Die eingehenden Online-Anträge werden medienbruchfrei mit Hilfe des XTA-Standards in die entsprechenden Fachverfahren der angeschlossenen Bauaufsichtsbehörden transferiert und die Zustellung der Bescheide erfolgt digital und papierlos.

„Das bedeute, dass das mühsame, manuelle Zusammenstellen von Papierunterlagen der Vergangenheit angehöre. Das zeitgemäße und benutzerfreundliche Verfahren sei ein wichtiger Schritt hin zu einer modernen und effizienten Verwaltung, von der alle Beteiligten profitieren“, betonte Marcus Gwechenberger, Dezernent für Planen und Wohnen der Stadt Frankfurt am Main.

Zukünftig wird das Hessische Bauportal auch die Möglichkeit bieten, zusätzliche Fachstellen im Verfahren einzubinden. Mit der Einführung des neuen Portals ist es möglich, den langwierigen Schriftverkehr wie bei zusätzlichen Unterlagen mit wenigen Klicks und innerhalb kürzester Zeit zu erledigen.

Das volldigitalisierte Verfahren erleichtert die Antragstellung und Sachbearbeitung und bietet signifikante Vorteile wie die Beschleunigung des Wohnungsbaus, oder die Ersparnis mit einem persönlichen Gang zur Verwaltung gegenüber dem bisherigen analogen Verfahren. Man benötigt somit keine Papierunterlagen, da die Nachweise über das Bauportal direkt hochgeladen und mit dem XTA-Standard an die Baubehörde verschickt werden. Die Antragstellung wird somit bequem und benutzergeführt über den digitalen Antragsassistenten abgewickelt und der Antragsteller erhält die Genehmigung in maschineller Ausfertigung. Die Bearbeitungszeiten des Online-Verfahrens werden durch die bidirektionale Kommunikation über den XTA-Server, sowie die durchgängige digitale Antragsbearbeitung und Bescheidzustellung erheblich verkürzt und bieten den Antragstellenden somit einen echten Mehrwert.

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In Waldeck-Frankenberg können Unternehmen jetzt erstmalig eine Personenbeförderungs-genehmigung für den Betrieb von Taxi- oder Mietwagenverkehr auch online beantragen.

Die Stadt Waldeck-Frankenberg bietet ab sofort als erste Kreisverwaltung den Onlineantrag volldigitalisiert („Ende-zu-Ende“) im Rahmen des bundesweiten Rollouts auf dem digitalen Weg an. „Mit der Bereitstellung dieses Onlineantrags gehe man einen weiteren Schritt in Sachen Digitalisierung und treibe so die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes weiter voran“, führte der Landrat des Landkreises Waldeck-Frankenberg Jürgen van der Horst aus. 

Der Online-Antrag umfasst die Leistungen zahlreicher Formalitäten rund um das Thema Taxi-Konzession. Die Stadt Waldeck-Frankenberg ermöglicht im Sinne des EfA-Prinzips (Einer-für-Alle-Prinzip) Onlineanträge im Kontext der Genehmigungen für den Betrieb von Taxi- oder Mietwagenverkehr.

In Waldeck-Frankenberg können Unternehmen ihre Taxi-Konzession ab sofort von überall aus online beantragen, ohne dafür zur Verwaltung gehen zu müssen. Hierzu wurde im Kontext des Onlinezugangsgesetzes (OZG) die Digitalisierungsplattform civento zur Realisation des Antrags einbezogen.

Die Abwicklung der Onlineanträge läuft über die civento-Plattform. Erstmalig sind die Erteilung, Verlängerung, Erweiterung oder Übertragung einer Personenbeförderungsgenehmigung im Taxi- und Mietwagenverkehr nach dem Personenbeförderungsgesetz (PBefG) online beantragbar.

Die Onlinedienste bieten den Unternehmen einen echten Mehrwert. Insbesondere die Personenbeförderungsgenehmigung für den Gelegenheitsverkehr, welche bislang nur mit einem persönlichen Gang zur Verwaltung möglich war, profitiert enorm von der digitalen Abwicklung.

Unsere Digitalisierungsplattform civento sorgt mit einem hohen Ausmaß an Skalierbarkeit dafür, dass zusätzliche Anlagen, behördeneigene Beispiele und eine Differenzierung, bezüglich freiwilliger und verpflichtender Anlagen eigenständig einzustellen und jederzeit beliebig anpassbar sind. Die Authentifizierung erfolgt entweder über ein Elster Zertifikat mit einer Datenübernahme oder über eine einfache Dateneingabe mit Nachweis der Identität. Die Komplexität der Antragstellung wurde durch Kategorisierung notwendiger Angaben (in Portal-Workflows) übersichtlich aufbereitet. Es kann jederzeit durch die implementierte Funktionalität „Zwischenspeichern“ eine Bearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden.

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Jährlich werden in Deutschland circa 400.000 Eheschließungen vollzogen. Wenn die notwendige Bürokratie größtenteils online über die Bühne geht, bedeutet das eine Erleichterung für Verwaltungen, sowie für die Bevölkerung zugleich. 

Das Umsetzungsprojekt (UP) Eheschließung umfasst die Leistungen zahlreicher Formalitäten rund um das Thema Eheschließung. Die Städte Bad Homburg und Wiesbaden ermöglichen im Sinne des EfA-Prinzips (Einer-für-Alle-Prinzip) Onlineanträge im Kontext der Eheschließung.

In Hessen können Paare in Bad Homburg und Wiesbaden ihre Hochzeitsbürokratie ab sofort von überall aus erledigen, ohne dafür zum Standesamt gehen zu müssen. Hierzu wurde im Kontext des Onlinezugangsgesetzes (OZG) die Digitalisierungsplattform civento einbezogen, mit deren Hilfe die Entwicklung der Onlineanträge realisiert wurden.

Die Abwicklung der Onlineanträge läuft über die Plattform. Die Anträge sind bereits so konzipiert, dass Standesämter deutschlandweit sie leicht einrichten und auch nutzen können. Bei einer (Vor-)Anmeldung der Eheschließung wählt das Paar beispielsweise ein Wunschdatum und -ort der standesamtlichen Trauung online aus und kann alle benötigten Dokumente direkt digital übermitteln. Dies kann über eine Kalenderfunktion ermöglicht werden.

Ausländische Paare benötigen neben zugehörigen Dokumenten zur ehelichen Anmeldung auch oft ein Ehefähigkeitszeugnis. Dieser Vorgang kann ab sofort auch online erledigt werden. Dieses Zeugnis bekundet, dass es für die Eheschließung internationaler Paare keine Hinderungsgründe gibt. Die Onlinedienste bieten der Bevölkerung einen echten Mehrwert. Insbesondere die Nachbeurkundung einer Ehe, welche im Ausland geschlossen wurde, war bislang nur mit einem persönlichen Gang zum Standesamt möglich.

Aktuell befindet sich der Registrierungs- und Konfigurationsservice für das Umsetzungsprojekt Ehe noch in der Entwicklung. Dieser Onlineantrag stellt eine automatisierte Nachnutzung für die Standesämter zur Verfügung, optimal für eine bundesweite Nachnutzung.

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Schnell und einfach können civento-Kunden ihre Prozesse in der Bibliothek hochladen und damit anderen bereitstellen. Diese Prozesse stehen dann allen Kunden frei zur Verfügung. Nach dem Herunterladen eines Prozesses, sind individuelle Anpassungen und Erweiterungen möglich. Das Zugreifen auf bereits vorhandene Lösungen reduziert die notwendigen Arbeitsschritte bei der Digitalisierung von Verwaltungsleistungen. Dadurch könne Prozesse schneller in Produktion gehen.

Auch geplante Prozesse lassen sich einstellen und erlauben eine frühzeitige Bildung von Kooperationen. So können Prozesse in Zusammenarbeit digitalisiert werden und alle Beteiligten profitieren von den unterschiedlichen Erfahrungen. Durch eine gemeinsame Planung lassen sich knappe Ressourcen wie Zeit und Geld effizienter einsetzen.

Wie die meisten Sharing Plattformen basiert auch die Prozessbibliothek auf dem „Geben und Nehmen“-Prinzip. Mit steigender Zahl an Nutzenden, die Prozesse anderer herunterladen und in gleichem Maße eigene Prozesse hochladen, steigt auch der Mehrwert der Prozessbibliothek für jeden Einzelnen.

Wesentliche Funktionen der Prozessbibliothek sind:

• Hochladen eigener mit civento realisierter Prozesse
• Herunterladen fertiger Prozesse und Informationsmaterialien
• Suche nach diversen Kriterien (Schlüssel gemäß Leistungskatalog, Kurzbeschreibung, OZG-Themenfeld, etc.)
• Einsicht in geplante Prozesse

Mit Blick auf das Onlinezugangsgesetz soll die Prozessbibliothek allen civento-Kunden eine zentrale Hilfestellung bei der Realisierung der im OZG definierten Ziele bieten.

Die Prozessbibliothek steht während der Pilotphase nur zufällig ausgewählten civento-Kunden zur Verfügung. Weitere Informationen zur Bibliothek (z.B. wie Sie als civento-Kunde einen Zugang erhalten können) werden nach Abschluss der Pilotphase bekannt gegeben.

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Der digitale Antrag auf Breitbandausbau beschleunigt das Genehmigungsverfahren zur Leitungslegung. Telekommunikationsunternehmen können nunmehr auf schnellere Bearbeitung durch Nutzung des Online-Antrags hoffen. Länderübergreifend waren sieben Pilotkommunen an diesem Projekt beteiligt. In Zusammenarbeit haben Hessen und Rheinland-Pfalz als Federführer den Grundstein für eine optimierte Vorgehensweise für die flächendeckende Netzanbindung in der Republik gelegt.

Technisch herausragend stellt sich vor allem ein Geoinformationssystem (GIS), also die Einbindung einer interaktiven Karte dar. Diese wählt entsprechend der Lokation des Bauvorhabens den Ausschnitt für den Antragsteller aus. Folgend kann der Leitungsweg in eben dieser Karte skizziert werden. Auf Grundlage der Karte arbeiten Kommune und Telekommunikationsunternehmen interaktiv auf identischer Datenbasis zusammen.

Um diesen Antrag abzubilden wurde ein speziell auf die Anforderungen zugeschnittenes Portal entwickelt. Das Breitbandportal befindet sich in einem geschützten Bereich. Um die Telekommunikationsunternehmen zu verifizieren, beantragt die Kommune einen Zugang für Ihre Kontaktpersonen. Nach einer Registrierung erhalten die Telekommunikationsunternehmen Zugangsdaten. Neben der Antragstellung ist eine Aktenführung abgebildet. Gestellte Anträge mit ihren Status können jederzeit eingesehen werden, wodurch auch der Kommunikationsweg erleichtert wird.

Alle Bescheide und Unterlagen können in digitaler Form abgewickelt werden und sorgen somit für eine medienbruchfreie Bearbeitung. Dadurch verkürzen sich zusätzlich die Rücklaufzeiten, womit der Fokus auf die tatsächliche und breitflächige Umsetzung und nicht mehr auf dem Verwaltungsakt verweilt.

Nach dem „Einer für alle“-Prinzip ist ein bundesweiter Rollout in Konzeption. So wird das Onlinezugangsgesetz (OZG) durch die Nachnutzung, für das Themenfeld Bauen und Wohnen flächendeckend erfüllt.

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Der Main-Kinzig-Kreis hat als erste Kommune bundesweit den digitalen Antrag auf Fahrerlaubnis in Betrieb genommen. Der mit der Plattform civento digitalisierte Verwaltungsakt ist neben dem modernen Design eine technische Spitzenleistung. In nur sechs Monaten nach dem Kick-Off-Termin wurde das Bürgerportal mit Fokus auf Barrierefreiheit und Nutzerfreundlichkeit von Grund auf neugestaltet. Parallel wurde der

• Hessenfinder für eine Zuständigkeitsüberprüfung und Ermittlung der Behörde,
• die elektronische Ausweisfunktion für die sichere Übernahme der Personaldaten,
• eine Biometrieprüfung, für selbst aufgenommene oder professionell aufgenommene Bilder,
• ein digitales Unterschriften Feld, ebenfalls mit einer Prüffunktion der Bundesdruckerei,
• und online Bezahlung von gleich vier Anbietern angebunden.

Ein Alleinstellungsmerkmal für die Umsetzung einer Leistung des Onlinezugangs Gesetzes ist die Anbindung an das Fachverfahren. So können die Mitarbeiter der Fahrerlaubnisbehörde ohne aufwendige Schulungen wie gewohnt weiterarbeiten. Das Projekt befindet sich in der Pilotphase mit einem Minimalprodukt. Aktuell ist es möglich den Antrag für Motorräder und Autos zu stellen. Es wird mit Hochdruck darauf hingearbeitet, im nächsten Schritt die Beantragung eines Bus- und LKW-Führerscheins zu ermöglichen. Der Erstantrag auf Fahrerlaubnis ist nur einer der zahlreichen Leistungen, die in der Fahrerlaubnisbehörde, im Zuge der Umsetzung des OZG digitalisiert werden. Folgen werden das Begleitende Fahren ab 17 und der Führerschein Umtausch als hochpriorisierte Projekte. Der Erstantrag wird für die ersten 1000 Antragsteller mit einem „Durchstarter-Bonus“ von 25€ rabattiert.

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Babenhausen hat im Zuge der Corona-Krise, so wie viele andere Kommunen, eine sichere Regulierung für den Gang ins Schwimmbad gestaltet.

Hierzu wurde im Kontext des Onlinezugangsgesetzes (OZG) die Digitalisierungsplattform civento einbezogen. Das OZG wird in Hessen über die „OZG Hessen Kommunal“ Vereinbarung zwischen dem Vertriebspartner ekom21 und dem Land Hessen abgewickelt. Nähere Informationen zu der Vereinbarung finden Sie in dem Artikel civento Kommunal .

Die Abwicklung des Ticketverkaufs läuft über die Plattform. Dazu wählen BürgerInnen eines der vorgeschlagenen Zeitintervalle für ihren Besuch aus und buchen die dazugehörige Eintrittskarte. Hintergrund des Online-Buchungssystems ist das Vermeiden von Warteschlangen beim Eintritt und nur eine begrenzte zulässige Besucherzahl zur gleichen Zeit.

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Im Zuge der Corona-Pandemie sind in Zusammenarbeit mit dem Hochtaunuskreis innerhalb von 2 Wochen 4 Prozesse mit civento eingeführt worden. Die Antragsformulare sollten auf das Wesentlichste reduziert werden, um eine schnelle Bearbeitung zu gewährleisten.
Die digitale Lösung beinhaltet die Antragserfassung und ein automatisiert erstelltes Dokument. Dieses beinhaltet die Angaben aus dem Antrag und soll den Ärzten sowie Sachbearbeitern die Informationen übersichtlich darstellen. So soll die Bearbeitungszeit reduziert werden.
Die Bürger haben durch die Prozesse folgende Möglichkeiten:
1.      Sie können Ihr Ergebnis des Corona Tests, falls Sie von einem Arzt darauf untersucht wurden, einfordern.
2.      Sie können eine Quarantänebescheinigung für Ihren Arbeitgeber oder sonstige Zwecke beantragen, falls Sie von einem Mediziner oder dem Gesundheitsamt in diese gesendet wurden.
3.      Sie können über den Prozess den Verdienstausfall nach §56 IfSG geltend machen.
4.      Sie können durch einen detaillierten Kriterienbogen und unter Angabe Ihrer Symptome und Vorerkrankungen eine erste Einschätzung erhalten, wie Sie sich bei einem Corona-Verdacht zu verhalten haben.

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Seit Montag, den 30.03.2020 ist der Corona Soforthilfe Prozess für Unternehmen in Hessen online verfügbar. Der Online-Antrag wurde mit der Digitalisierungsplattform civento realisiert. Das Ziel war es, das Antragsformular so effektiv wie möglich zu gestalten, um die schnelle Bearbeitung der eingereichten Anträge zu garantieren. Gemeinsam mit unserem Partner der ekom21, dem Regierungspräsidium Kassel und in sehr enger Zusammenarbeit mit den hessischen Ministerien ist dieses große Vorhaben innerhalb von nur sieben Tagen gelungen, der Projektstart war Sonntag, 22.03.2020. 

Die gemeinsam erarbeitete Lösung beinhaltet neben der Online-Antragserfassung auch eine vollständig elektronische Bearbeitung der Anträge durch Mitarbeiter der Regierungspräsidien Kassel, Gießen und Darmstadt. Antragsteller können somit nun in sehr kurzer Zeit die dringend benötigte finanzielle Unterstützung erhalten. Von der Antragstellung bis zur Auszahlung vergehen in der Regel nur wenige Werktage. In diesem Zusammenhang wurde unser Verfahren in der Sendung ZDF Spezial (02.04.2020) lobend erwähnt: https://www.zdf.de/nachrichten/zdfspezial/zdf-spezial—corona-krise-in-deutschland—antworten-auf-ihre-fragen-100.html (ab Minute 25). 

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In einer Rekordzeit von 6 Wochen hat die Stadt Leinfelden-Echterdingen die Software civento eingeführt und gleich zwei Prozesse produktiv gesetzt. Ab sofort können Bewohner- und Besucherparkausweise der Stadt Leinfelden-Echterdingen über ein Online-Formular beantragt werden. Beide Prozesse sind voll digitalisiert vom Softwarehersteller zur Verfügung gestellt und individualisiert worden. 

Nach dieser positiven Umsetzungsbilanz wird die Stadt Leinfelden-Echterdingen weitere Prozesse mit civento modellieren. Stolz können wir so den zweiten civento Kunden in Baden-Württemberg verzeichnen. So wie die Stadt in der Nähe der Landeshauptstadt Stuttgart, können Kommunen, Landkreise und kreisfreie Städte initiativ nach einem Digitalisierungspartner suchen. Der Softwarepartner unterstützt bei der Einführung und bietet, sofern das gewünscht ist, ein umfangreiches Schulungsangebot an. 

Die Digitalisierung kann so die Entwicklungskompetenz der Verwaltungsmitarbeiter steigern, eine IT-Affinität schaffen und noch mehr Abwechslung in den Verwaltungsalltag bringen. Dabei bleibt es dem Kunden überlassen, ob das Onlinezugangsgesetz oder eine Volldigitalisierung umgesetzt werden soll. Auch Ihre Verwaltung kann das realisieren. Melden Sie sich ganz einfach bei unseren civento Ansprechpartnern und wir gestalten zusammen die Zukunft.

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Wir laden alle Partner und Kunden ein, gemeinsam mit uns neue Prozesse zu entwickeln und existierende Prozesse zu optimieren. In den Räumlichkeiten der saascom GmbH in Darmstadt können die Teilnehmer gemeinsam mit unseren civento-Experten an ihren eigenen Prozessen arbeiten und Tipps und Tricks bei der Umsetzung erhalten.

Die civento OpenWorkspaces finden alle drei bis vier Wochen statt und dauern jeweils einen Tag. Es handelt sich dabei um ein Zusatzangebot, welches Schulungen, Workshops und individuelle Beratungsleistung ergänzt. Der civento OpenWorkspace soll diese Lücke schließen. Im Rahmen des civento OpenWorkspaces, haben Sie die Möglichkeit, zu bestimmten Terminen direkt bei der saascom an Ihren Prozessen zu arbeiten. Zu jedem Termin wird mindestens ein Prozessdesigner durchgehend für Sie ansprechbar sein, der Ihnen bei Fragen oder Problemen direkt helfen kann.

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Am 23.01.2020 wurde die Digitalisierungsplattform civento für das Projekt „OZG Hessen Kommunal“ als flächendeckende Verwaltungslösung für das Land Hessen vereinbart. Die Digitalministerin Frau Prof. Dr. Sinemus unterzeichnete die Vereinbarung mit den Worten: „Die Zusammenarbeit ist ein großer Gewinn. Hierdurch erhalten die Kommunen eine Plattform, die Abläufe in der Verwaltung verschlankt und effizienter macht. Getreu meinem Motto, dass die Digitalisierung dem Menschen dienen muss“. Durch die Vertragsunterzeichnung des Vertriebspartners ekom21 und Hessens Staatsministerin für Digitalisierung, kann jede hessische Kommune die Software civento ab sofort kostenfrei nutzen.

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Am 27. und 28. Januar besuchte die saascom GmbH, der Softwarehersteller der Digitalisierungsplattform civento, ein Seminar zum Thema Umsetzung des OZG in Berlin. Als einziger Dienstleister unter öffentlichen Einrichtungen, bestand das Ziel darin, die aktuellen Bedürfnisse der Kunden einzufangen. Zusätzlich konnten durch die saascom Fragen, die in vergangener Projektarbeit bereits aufgekommen waren, geklärt werden. Das Seminar umfasste Themen wie Rechtssicherheit und Akzeptanz für das Digitalisierungsvorhaben des Bundes. Für viele Einrichtungen war der Termin ein später Startschuss, wohingegen in anderen Institutionen ein Dokumentenmanagementsystem und auch schon E-Akten produktiv sind. Die Verbindung von civento zum OZG ist die der Verwirklichenden. Im Kontext des Onlinezugangsgesetzes kann civento einen Antragsassistenten für den Bürger abbilden und beim Sachbearbeiter als Dokument und Akte ausgeben. So kann die Anforderung des Onlinezugangsgesetzes umgesetzt werden.

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