Jährlich werden in Deutschland circa 400.000 Eheschließungen vollzogen. Wenn die notwendige Bürokratie größtenteils online über die Bühne geht, bedeutet das eine Erleichterung für Verwaltungen, sowie für die Bevölkerung zugleich. 

Das Umsetzungsprojekt (UP) Eheschließung umfasst die Leistungen zahlreicher Formalitäten rund um das Thema Eheschließung. Die Städte Bad Homburg und Wiesbaden ermöglichen im Sinne des EfA-Prinzips (Einer-für-Alle-Prinzip) Onlineanträge im Kontext der Eheschließung.

In Hessen können Paare in Bad Homburg und Wiesbaden ihre Hochzeitsbürokratie ab sofort von überall aus erledigen, ohne dafür zum Standesamt gehen zu müssen. Hierzu wurde im Kontext des Onlinezugangsgesetzes (OZG) die Digitalisierungsplattform civento einbezogen, mit deren Hilfe die Entwicklung der Onlineanträge realisiert wurden.

Die Abwicklung der Onlineanträge läuft über die Plattform. Die Anträge sind bereits so konzipiert, dass Standesämter deutschlandweit sie leicht einrichten und auch nutzen können. Bei einer (Vor-)Anmeldung der Eheschließung wählt das Paar beispielsweise ein Wunschdatum und -ort der standesamtlichen Trauung online aus und kann alle benötigten Dokumente direkt digital übermitteln. Dies kann über eine Kalenderfunktion ermöglicht werden.

Ausländische Paare benötigen neben zugehörigen Dokumenten zur ehelichen Anmeldung auch oft ein Ehefähigkeitszeugnis. Dieser Vorgang kann ab sofort auch online erledigt werden. Dieses Zeugnis bekundet, dass es für die Eheschließung internationaler Paare keine Hinderungsgründe gibt. Die Onlinedienste bieten der Bevölkerung einen echten Mehrwert. Insbesondere die Nachbeurkundung einer Ehe, welche im Ausland geschlossen wurde, war bislang nur mit einem persönlichen Gang zum Standesamt möglich.

Aktuell befindet sich der Registrierungs- und Konfigurationsservice für das Umsetzungsprojekt Ehe noch in der Entwicklung. Dieser Onlineantrag stellt eine automatisierte Nachnutzung für die Standesämter zur Verfügung, optimal für eine bundesweite Nachnutzung.

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Schnell und einfach können civento-Kunden ihre Prozesse in der Bibliothek hochladen und damit anderen bereitstellen. Diese Prozesse stehen dann allen Kunden frei zur Verfügung. Nach dem Herunterladen eines Prozesses, sind individuelle Anpassungen und Erweiterungen möglich. Das Zugreifen auf bereits vorhandene Lösungen reduziert die notwendigen Arbeitsschritte bei der Digitalisierung von Verwaltungsleistungen. Dadurch könne Prozesse schneller in Produktion gehen.

Auch geplante Prozesse lassen sich einstellen und erlauben eine frühzeitige Bildung von Kooperationen. So können Prozesse in Zusammenarbeit digitalisiert werden und alle Beteiligten profitieren von den unterschiedlichen Erfahrungen. Durch eine gemeinsame Planung lassen sich knappe Ressourcen wie Zeit und Geld effizienter einsetzen.

Wie die meisten Sharing Plattformen basiert auch die Prozessbibliothek auf dem „Geben und Nehmen“-Prinzip. Mit steigender Zahl an Nutzenden, die Prozesse anderer herunterladen und in gleichem Maße eigene Prozesse hochladen, steigt auch der Mehrwert der Prozessbibliothek für jeden Einzelnen.

Wesentliche Funktionen der Prozessbibliothek sind:

• Hochladen eigener mit civento realisierter Prozesse
• Herunterladen fertiger Prozesse und Informationsmaterialien
• Suche nach diversen Kriterien (Schlüssel gemäß Leistungskatalog, Kurzbeschreibung, OZG-Themenfeld, etc.)
• Einsicht in geplante Prozesse

Mit Blick auf das Onlinezugangsgesetz soll die Prozessbibliothek allen civento-Kunden eine zentrale Hilfestellung bei der Realisierung der im OZG definierten Ziele bieten.

Die Prozessbibliothek steht während der Pilotphase nur zufällig ausgewählten civento-Kunden zur Verfügung. Weitere Informationen zur Bibliothek (z.B. wie Sie als civento-Kunde einen Zugang erhalten können) werden nach Abschluss der Pilotphase bekannt gegeben.

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Der digitale Antrag auf Breitbandausbau beschleunigt das Genehmigungsverfahren zur Leitungslegung. Telekommunikationsunternehmen können nunmehr auf schnellere Bearbeitung durch Nutzung des Online-Antrags hoffen. Länderübergreifend waren sieben Pilotkommunen an diesem Projekt beteiligt. In Zusammenarbeit haben Hessen und Rheinland-Pfalz als Federführer den Grundstein für eine optimierte Vorgehensweise für die flächendeckende Netzanbindung in der Republik gelegt.

Technisch herausragend stellt sich vor allem ein Geoinformationssystem (GIS), also die Einbindung einer interaktiven Karte dar. Diese wählt entsprechend der Lokation des Bauvorhabens den Ausschnitt für den Antragsteller aus. Folgend kann der Leitungsweg in eben dieser Karte skizziert werden. Auf Grundlage der Karte arbeiten Kommune und Telekommunikationsunternehmen interaktiv auf identischer Datenbasis zusammen.

Um diesen Antrag abzubilden wurde ein speziell auf die Anforderungen zugeschnittenes Portal entwickelt. Das Breitbandportal befindet sich in einem geschützten Bereich. Um die Telekommunikationsunternehmen zu verifizieren, beantragt die Kommune einen Zugang für Ihre Kontaktpersonen. Nach einer Registrierung erhalten die Telekommunikationsunternehmen Zugangsdaten. Neben der Antragstellung ist eine Aktenführung abgebildet. Gestellte Anträge mit ihren Status können jederzeit eingesehen werden, wodurch auch der Kommunikationsweg erleichtert wird.

Alle Bescheide und Unterlagen können in digitaler Form abgewickelt werden und sorgen somit für eine medienbruchfreie Bearbeitung. Dadurch verkürzen sich zusätzlich die Rücklaufzeiten, womit der Fokus auf die tatsächliche und breitflächige Umsetzung und nicht mehr auf dem Verwaltungsakt verweilt.

Nach dem „Einer für alle“-Prinzip ist ein bundesweiter Rollout in Konzeption. So wird das Onlinezugangsgesetz (OZG) durch die Nachnutzung, für das Themenfeld Bauen und Wohnen flächendeckend erfüllt.

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Der Main-Kinzig-Kreis hat als erste Kommune bundesweit den digitalen Antrag auf Fahrerlaubnis in Betrieb genommen. Der mit der Plattform civento digitalisierte Verwaltungsakt ist neben dem modernen Design eine technische Spitzenleistung. In nur sechs Monaten nach dem Kick-Off-Termin wurde das Bürgerportal mit Fokus auf Barrierefreiheit und Nutzerfreundlichkeit von Grund auf neugestaltet. Parallel wurde der

• Hessenfinder für eine Zuständigkeitsüberprüfung und Ermittlung der Behörde,
• die elektronische Ausweisfunktion für die sichere Übernahme der Personaldaten,
• eine Biometrieprüfung, für selbst aufgenommene oder professionell aufgenommene Bilder,
• ein digitales Unterschriften Feld, ebenfalls mit einer Prüffunktion der Bundesdruckerei,
• und online Bezahlung von gleich vier Anbietern angebunden.

Ein Alleinstellungsmerkmal für die Umsetzung einer Leistung des Onlinezugangs Gesetzes ist die Anbindung an das Fachverfahren. So können die Mitarbeiter der Fahrerlaubnisbehörde ohne aufwendige Schulungen wie gewohnt weiterarbeiten. Das Projekt befindet sich in der Pilotphase mit einem Minimalprodukt. Aktuell ist es möglich den Antrag für Motorräder und Autos zu stellen. Es wird mit Hochdruck darauf hingearbeitet, im nächsten Schritt die Beantragung eines Bus- und LKW-Führerscheins zu ermöglichen. Der Erstantrag auf Fahrerlaubnis ist nur einer der zahlreichen Leistungen, die in der Fahrerlaubnisbehörde, im Zuge der Umsetzung des OZG digitalisiert werden. Folgen werden das Begleitende Fahren ab 17 und der Führerschein Umtausch als hochpriorisierte Projekte. Der Erstantrag wird für die ersten 1000 Antragsteller mit einem „Durchstarter-Bonus“ von 25€ rabattiert.

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Babenhausen hat im Zuge der Corona-Krise, so wie viele andere Kommunen, eine sichere Regulierung für den Gang ins Schwimmbad gestaltet.

Hierzu wurde im Kontext des Onlinezugangsgesetzes (OZG) die Digitalisierungsplattform civento einbezogen. Das OZG wird in Hessen über die „OZG Hessen Kommunal“ Vereinbarung zwischen dem Vertriebspartner ekom21 und dem Land Hessen abgewickelt. Nähere Informationen zu der Vereinbarung finden Sie in dem Artikel civento Kommunal .

Die Abwicklung des Ticketverkaufs läuft über die Plattform. Dazu wählen BürgerInnen eines der vorgeschlagenen Zeitintervalle für ihren Besuch aus und buchen die dazugehörige Eintrittskarte. Hintergrund des Online-Buchungssystems ist das Vermeiden von Warteschlangen beim Eintritt und nur eine begrenzte zulässige Besucherzahl zur gleichen Zeit.

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Am 23.01.2020 wurde die Digitalisierungsplattform civento für das Projekt „OZG Hessen Kommunal“ als flächendeckende Verwaltungslösung für das Land Hessen vereinbart. Die Digitalministerin Frau Prof. Dr. Sinemus unterzeichnete die Vereinbarung mit den Worten: „Die Zusammenarbeit ist ein großer Gewinn. Hierdurch erhalten die Kommunen eine Plattform, die Abläufe in der Verwaltung verschlankt und effizienter macht. Getreu meinem Motto, dass die Digitalisierung dem Menschen dienen muss“. Durch die Vertragsunterzeichnung des Vertriebspartners ekom21 und Hessens Staatsministerin für Digitalisierung, kann jede hessische Kommune die Software civento ab sofort kostenfrei nutzen.

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Am 27. und 28. Januar besuchte die saascom GmbH, der Softwarehersteller der Digitalisierungsplattform civento, ein Seminar zum Thema Umsetzung des OZG in Berlin. Als einziger Dienstleister unter öffentlichen Einrichtungen, bestand das Ziel darin, die aktuellen Bedürfnisse der Kunden einzufangen. Zusätzlich konnten durch die saascom Fragen, die in vergangener Projektarbeit bereits aufgekommen waren, geklärt werden. Das Seminar umfasste Themen wie Rechtssicherheit und Akzeptanz für das Digitalisierungsvorhaben des Bundes. Für viele Einrichtungen war der Termin ein später Startschuss, wohingegen in anderen Institutionen ein Dokumentenmanagementsystem und auch schon E-Akten produktiv sind. Die Verbindung von civento zum OZG ist die der Verwirklichenden. Im Kontext des Onlinezugangsgesetzes kann civento einen Antragsassistenten für den Bürger abbilden und beim Sachbearbeiter als Dokument und Akte ausgeben. So kann die Anforderung des Onlinezugangsgesetzes umgesetzt werden.

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