Story Archive - civento

Redesign Sachbearbeiter-Client

arasch — Thu, 28 Mar 2024 12:09:45 +0000

Um unsere Digitalisierungsplattform civento zu verbessern und auf die Bedürfnisse der Nutzenden anzupassen, wurde eine Umfrage zum Nutzungsverhalten und Funktionsumfang durchgeführt. Das Feedback und die Perspektive werden genutzt, um den aktuellen Status-Quo zu analysieren und userzentriertes Feedback zu generieren.

Hintergrund ist das iterative Redesign des Sachbearbeiter-Clients. Dabei werden folgende Ziele verfolgt:

Vereinfachung der Benutzer- und Menüführung

· Einfache Handhabung der Anwendung, mit wenigen Klicks zum Ziel

Funktionale Verschlankung der Benutzeroberfläche

· Mehr Flexibilität für die Nutzenden bei der Gestaltung der Arbeitsoberfläche

· Herauslösen von relevanten Funktionen für Prozessdesign & System-Administration

Joy-of-Use durch Optimierung der User Experience

· Positives Nutzungserlebnis schaffen

Optimierung der Benutzeroberfläche in puncto Barrierefreiheit

Die Neugestaltung des Clients ist ein iterativer Prozess, der im Wesentlichen aus vier Phasen besteht:

1. Design (Grundlayout & Basiselemente)

2. Konzeption (Nutzerführung & Usability)

3. Implementierung (Entwicklungsphase)

4. Prototyping (Testen & Optimieren)

Die Phasen können sich teilweise überschneiden und haben separate Meilensteine. Durch verschiedene Feedback-Schleifen in den einzelnen Projektphasen erfolgt die Einbeziehung von Partnern und Kunden. Das Feedback fließt direkt in die Erarbeitung und Ergebnisse der jeweiligen Phase und Meilensteine ein.

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Schulungen und Workshops

admin — Mon, 17 Apr 2023 10:53:03 +0000

Mit der Erweiterung „Schulung“ auf civento.de ist es nun für unsere Partner:innen möglich, sich für unsere Schulungen und Workshops anzumelden. Neben den Schulungen und Workshops rund um die Bedienung von civento können ebenfalls weitere Einblicke zu den technischen Hintergründen erlangt werden.

Die Prozessdesigner-Ausbildung umfasst die „Grundschulung“ und die erweiternde „Prozessdesignschulung“. Die Grundschulung behandelt die elementare Bedienung von civento und es wird der erste Prozess „Anmeldung zu einem Schwimmkurs“ digitalisiert. Anhand von diesem schlichteren Beispiel-Prozess erlernt man die Grundstruktur des Prozessdesigns und den grundlegenden Umgang mit civento.

Die Prozessdesignschulung baut auf dem erlernten Wissen der Grundschulung auf. Auch hier wird anhand eines Beispiel-Prozesses, der „Flohmarktverwaltung“, digitalisiert. Für die Realisierung dieser komplexeren Thematik benötigt man technisch anspruchsvollere Konfigurationen, welche am häufigsten im Alltag des Prozessdesigns angewendet werden.

Nachdem die beiden Schulungen absolviert wurden, ist der Teilnehmer in der Lage, Prozesse in civento zu digitalisieren. Für umfangreichere Themen bieten wir fachspezifische Themenworkshops an. Hier werden technisch anspruchsvollere Konfigurationen der Software behandelt.

Die Anmeldung zu unserer Grundschulung, Prozessdesignschulung oder zu unseren Themenworkshops erfolgt auf civento.de. Unter „Schulungen“ wählt man einfach den gewünschten Termin aus und schon kann es mit der Anmeldung losgehen.

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Die Prozessbibliothek – Einer für Alle

ahoersch — Thu, 01 Apr 2021 10:09:40 +0000

Mitte März hat die saascom GmbH die Pilotphase der Prozessbibliothek gestartet. Damit erweitert die saascom GmbH ihr Service-Angebot um eine Sharing Plattform, auf der zukünftig alle civento-Kunden untereinander ihre civento-Prozesse austauschen können. Dadurch entsteht eine zentrale Bibliothek bereits modellierter und produktiver Prozesse der verschiedensten fachlichen Themen. Mit dem Motto der OZG Umsetzung „Einer für Alle“ ist die Prozessbibliothek ein weiterer Schritt zur Etablierung einer Gemeinschaft zwischen Kommunen, Landkreisen und Bundesländern.

Schnell und einfach können civento-Kunden ihre Prozesse in der Bibliothek hochladen und damit anderen bereitstellen. Diese Prozesse stehen dann allen Kunden frei zur Verfügung. Nach dem Herunterladen eines Prozesses, sind individuelle Anpassungen und Erweiterungen möglich. Das Zugreifen auf bereits vorhandene Lösungen reduziert die notwendigen Arbeitsschritte bei der Digitalisierung von Verwaltungsleistungen. Dadurch könne Prozesse schneller in Produktion gehen.

Auch geplante Prozesse lassen sich einstellen und erlauben eine frühzeitige Bildung von Kooperationen. So können Prozesse in Zusammenarbeit digitalisiert werden und alle Beteiligten profitieren von den unterschiedlichen Erfahrungen. Durch eine gemeinsame Planung lassen sich knappe Ressourcen wie Zeit und Geld effizienter einsetzen.

Wie die meisten Sharing Plattformen basiert auch die Prozessbibliothek auf dem „Geben und Nehmen“-Prinzip. Mit steigender Zahl an Nutzenden, die Prozesse anderer herunterladen und in gleichem Maße eigene Prozesse hochladen, steigt auch der Mehrwert der Prozessbibliothek für jeden Einzelnen.

Wesentliche Funktionen der Prozessbibliothek sind:

Hochladen eigener mit civento realisierter Prozesse
Herunterladen fertiger Prozesse und Informationsmaterialien
Suche nach diversen Kriterien (Schlüssel gemäß Leistungskatalog, Kurzbeschreibung, OZG-Themenfeld, etc.)
Einsicht in geplante Prozesse

Mit Blick auf das Onlinezugangsgesetz soll die Prozessbibliothek allen civento-Kunden eine zentrale Hilfestellung bei der Realisierung der im OZG definierten Ziele bieten.

Die Prozessbibliothek steht während der Pilotphase nur zufällig ausgewählten civento-Kunden zur Verfügung. Weitere Informationen zur Bibliothek (z.B. wie Sie als civento-Kunde einen Zugang erhalten können) werden nach Abschluss der Pilotphase bekannt gegeben.

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Babenhausens digitaler Freibad-Zugang

admin — Tue, 11 Aug 2020 11:45:51 +0000

Babenhausen hat im Zuge der Corona-Krise, so wie viele andere Kommunen, eine sichere Regulierung für den Gang ins Schwimmbad gestaltet.

Hierzu wurde im Kontext des Onlinezugangsgesetzes (OZG) die Digitalisierungsplattform civento einbezogen. Das OZG wird in Hessen über die „OZG Hessen Kommunal“ Vereinbarung zwischen dem Vertriebspartner ekom21 und dem Land Hessen abgewickelt. Nähere Informationen zu der Vereinbarung finden Sie in dem Artikel civento Kommunal .

Die Abwicklung des Ticketverkaufs läuft über die Plattform. Dazu wählen BürgerInnen eines der vorgeschlagenen Zeitintervalle für ihren Besuch aus und buchen die dazugehörige Eintrittskarte. Hintergrund des Online-Buchungssystems ist das Vermeiden von Warteschlangen beim Eintritt und nur eine begrenzte zulässige Besucherzahl zur gleichen Zeit.

Zur Rekonstruierung von Infektionsketten im Falle einer Infektion müssen, ähnlich wie bei Restaurantbesuchen, die persönlichen Daten der BesucherInnen erfasst werden. Diese erfolgt im Rahmen des Buchungsvorgangs. Sofern keine Meldung über eine Infektion eingeht, erfolgt nach drei Wochen die automatisierte Löschung der persönlichen Daten.

Der größte technische Fortschritt ist die Bezahlungsart des digitale Freibad-Zugangs. Durch den Einsatz eines QR-Code-Scanners ist eine direkte online Bezahlung des Tickets am Drehkreuz über unterschiedliche Zahlungsmethoden möglich. Der Bürgermeister von Babenhausen, von Hause aus Diplom Informatiker, hat die Möglichkeit eines QR-Code-Scanners vor Ort persönlich mitgestaltet.

Durch seinen Einsatz wurde ein Meilenstein in der Umsetzung der Digitalisierung von Verwaltungsleistungen gesetzt. Dieses Engagement unterstreicht den vielfältigen Einsatz von weiter- und ausgebildetem Fachpersonal.

Dank des digitalen Freibad-Zugangs kann das Schwimmbad in Babenhausen wieder seine Tore öffnen und mithilfe der Plattform den Verkauf und Gebrauch des digitalen Tickets für BesucherInnen so bequem wie möglich gestalten.

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Corona-Prozesse Hochtaunuskreis

eciaplic — Wed, 22 Apr 2020 06:54:40 +0000

Im Zuge der Corona-Pandemie sind in Zusammenarbeit mit dem Hochtaunuskreis innerhalb von 2 Wochen 4 Prozesse mit civento eingeführt worden. Die Antragsformulare sollten auf das Wesentlichste reduziert werden, um eine schnelle Bearbeitung zu gewährleisten.
Die digitale Lösung beinhaltet die Antragserfassung und ein automatisiert erstelltes Dokument. Dieses beinhaltet die Angaben aus dem Antrag und soll den Ärzten sowie Sachbearbeitern die Informationen übersichtlich darstellen. So soll die Bearbeitungszeit reduziert werden.
Die Bürger haben durch die Prozesse folgende Möglichkeiten:
1.      Sie können Ihr Ergebnis des Corona Tests, falls Sie von einem Arzt darauf untersucht wurden, einfordern.
2.      Sie können eine Quarantänebescheinigung für Ihren Arbeitgeber oder sonstige Zwecke beantragen, falls Sie von einem Mediziner oder dem Gesundheitsamt in diese gesendet wurden.
3.      Sie können über den Prozess den Verdienstausfall nach §56 IfSG geltend machen.
4.      Sie können durch einen detaillierten Kriterienbogen und unter Angabe Ihrer Symptome und Vorerkrankungen eine erste Einschätzung erhalten, wie Sie sich bei einem Corona-Verdacht zu verhalten haben.

Das Corona Nachverfolgungsteam, bestehend aus Ärzten oder medizinischen Sachverständigen, welche die Fälle bearbeiten, können dann bei einem begründeten Verdacht auf sämtliche schon erfassten, detaillierten Angaben zurückgreifen, wodurch sich die Bearbeitungszeit deutlich verringert.
Der Grund für den Einsatz dieser Prozesse war vor allem die sehr stark strapazierten Corona-Hotlines, bestehend aus medizinischen Sachverständigen und Ärzten, die entlastet werden sollten.
Die Produktivsetzung ist erfolgt und findet schon regen Anklang. An weiteren Werbungs- und Verbreitungsmaßnahmen wird noch gearbeitet. Zwei der vier Anträge, finden Sie auf der Webseite des Hochtaunuskreises unter dem folgenden Link:
https://www.hochtaunuskreis.de/Hochtaunuskreis/Gesundheit/Informationen+zum+Corona_Virus-p-20128.html

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Corona Soforthilfe Prozess

admin — Tue, 07 Apr 2020 13:58:41 +0000

Seit Montag, den 30.03.2020 ist der Corona Soforthilfe Prozess für Unternehmen in Hessen online verfügbar. Der Online-Antrag wurde mit der Digitalisierungsplattform civento realisiert. Das Ziel war es, das Antragsformular so effektiv wie möglich zu gestalten, um die schnelle Bearbeitung der eingereichten Anträge zu garantieren. Gemeinsam mit unserem Partner der ekom21, dem Regierungspräsidium Kassel und in sehr enger Zusammenarbeit mit den hessischen Ministerien ist dieses große Vorhaben innerhalb von nur sieben Tagen gelungen, der Projektstart war Sonntag, 22.03.2020.

Die gemeinsam erarbeitete Lösung beinhaltet neben der Online-Antragserfassung auch eine vollständig elektronische Bearbeitung der Anträge durch Mitarbeiter der Regierungspräsidien Kassel, Gießen und Darmstadt. Antragsteller können somit nun in sehr kurzer Zeit die dringend benötigte finanzielle Unterstützung erhalten. Von der Antragstellung bis zur Auszahlung vergehen in der Regel nur wenige Werktage. In diesem Zusammenhang wurde unser Verfahren in der Sendung ZDF Spezial (02.04.2020) lobend erwähnt: https://www.zdf.de/nachrichten/zdfspezial/zdf-spezial—corona-krise-in-deutschland—antworten-auf-ihre-fragen-100.html (ab Minute 25).

So geht es sehr vielen Hessinnen und Hessen in diesen Tagen. Das System hat die erwartet hohe Auslastung mit Bravour gemeistert, auch wenn der Zugriff in den ersten Tagen aufgrund der sehr hohen Anzahl von Zugriffen stellenweise eingeschränkt war. In den ersten fünf Tagen sind mehr als 75.000 Anträge eingegangen, davon sind ca. 15.000 Anträge in Höhe von ca. 150 Millionen € bereits bewilligt und ausbezahlt worden. Wir freuen uns sehr und sind stolz, Teil dieser Geschichte geworden zu sein und wünschen allen viel Gesundheit und gutes Durchhalten. Alle Hinweise zu dem fachlichen Ablauf des Prozesses und den Link zum Antrag finden Sie unter: https://rp-kassel.hessen.de/corona-soforthilfe.

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civento Kommunal

admin — Thu, 13 Feb 2020 09:52:06 +0000

Am 23.01.2020 wurde die Digitalisierungsplattform civento für das Projekt „OZG Hessen Kommunal“ als flächendeckende Verwaltungslösung für das Land Hessen vereinbart. Die Digitalministerin Frau Prof. Dr. Sinemus unterzeichnete die Vereinbarung mit den Worten: „Die Zusammenarbeit ist ein großer Gewinn. Hierdurch erhalten die Kommunen eine Plattform, die Abläufe in der Verwaltung verschlankt und effizienter macht. Getreu meinem Motto, dass die Digitalisierung dem Menschen dienen muss“. Durch die Vertragsunterzeichnung des Vertriebspartners ekom21 und Hessens Staatsministerin für Digitalisierung, kann jede hessische Kommune die Software civento ab sofort kostenfrei nutzen.

Betrieben wird die Plattform im Rechenzentrum der ekom21 in Hessen. In der Praxis können die Kommunen Modellprozesse, bestehend aus einem Online-Antrag, einer lokalen Vorgangsbearbeitung und einer elektronischen Aktenablage, einführen. Die Prozesse werden durch Fachpersonal und die jahrelange Erfahrung, die die Software abbildet, gefertigt und den Verwaltungen zur Verfügung gestellt. Die Einführung wird durch ein Spezialistenteam begleitet. Zusätzlich werden durch das Land weitere Mittel zur Ausbildung von Fachpersonal für die Prozessdigitalisierung in den Behörden mobilisiert. Diese Vereinbarung ist ein Durchbruch im Umgang mit dem Onlinezugangsgesetz, dem Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen. Das Projekt „OZG Hessen Kommunal“ ist exemplarisch für die Umsetzung der Gesetzgebung, die das Ziel hat Verwaltungsleistungen in elektronischen Verwaltungsportalen anzubieten.

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